POLÍTICA DE REEMBOLSO PARA INTEGRAÇÃO AO PROGRAMA DE COMPLIANCE

OBJETIVO

O principal objetivo dessa política é estabelecer diretrizes e procedimentos para padronizar o processo e as regras de reembolso de despesas feitas em nome da [nome da empresa].

ALCANCE

Essa política é feita para todos os colaboradores da [nome da empresa].

DIRETRIZES

  1. A empresa deverá priorizar a prática do reembolso de despesas através da prestação de contas, em detrimento ao adiantamento de despesas, o qual somente deverá ser requisitado em casos de necessidade.
  2. O controle eficaz das despesas deverá ser da responsabilidade de cada colaborador, cabendo ao [cargo da pessoa responsável] a responsabilidade pela aprovação da prestação de contas de despesas reembolsáveis pela empresa.
  3. Responsabilidades:

[Departamento 1]: Recepção e conferência dos reembolsos;

[Departamento 2]: Adiantamentos, compensações e monitoramento das prestações de contas;

ADIANTAMENTOS

  1. Todo adiantamento de despesa deverá ser solicitado pelo colaborador e aprovado pelo gestor no prazo de XX (XXXX) dias úteis antes da data prevista de utilização. O valor será depositado em conta corrente.
    Obs.: Adiantamentos de despesas não podem ser depositados em conta salário.
  2. O saldo de adiantamento não utilizado deve ser devolvido no prazo de 30 (trinta) dias após recebimento do mesmo, através de depósito na conta bancária da [nome da empresa] que o concedeu. O colaborador deve enviar o comprovante do depósito ao Departamento XXXXX para fins de identificação e baixa em sua conta corrente.
  3. O adiantamento não devolvido no prazo estabelecido poderá acarretar, a critério exclusivo da empresa, o desconto na folha de salário do respectivo colaborador. O desconto se dará de forma integral e não parcial.

PRESTAÇÃO DE CONTAS

  1. O colaborador deverá prestar contas de suas despesas através de um relatório, devendo ser aprovado pelo gestor e encaminhado ao [departamento responsável].
  2. O prazo para prestação de contas é de até XX (XXXX) dias da data que ocorreu a despesa, ou o adiantamento, quando for o caso. Não serão reembolsadas despesas após decorrido este prazo.
  3. O ressarcimento ocorrerá no prazo de XX (XXXX) dias úteis após esclarecimento do colaborador.
  4. Em casos de cupons fiscais é obrigatório o envio do original e cópia.

TIPOS DE DESPESAS

REEMBOLSÁVEIS

1.Refeições

São reembolsáveis as seguintes despesas de refeição:

  1. Refeições em viagens;
  2. Refeições de relacionamento;
  3. Refeições com clientes;

O valor limite de reembolsos de refeição é de R$ XX,00 (XXXX reais) mediante apresentação da NF com a descrição dos custos.

2.Transportes

  1. Táxi

    A [nome da empresa] trabalha em parceria com algumas empresas de táxi e os profissionais devem fazer uso, preferencialmente, das empresas de táxi parceiras. Consulte a administração local de cada escritório para contatos e procedimentos relativos a Táxis.

    Uso de táxi noturno – custo da [nome da empresa]

    Para a segurança de todos os profissionais, a [nome da empresa] faculta o uso de táxis após às 22h (vinte e duas horas). Neste caso, use sempre as empresas parceiras e comunique, o responsável pela autorização.

  2. Quilometragem

    Caso o profissional use o próprio veículo para atender a uma reunião do cliente ou prospecção, a [nome da empresa] fará o reembolso de R$ XXX (XXXX) por quilometro rodado mediante pré-aprovação do responsável].

    A comprovação da quilometragem deverá ser feita pelo site abaixo e o comprovante deverá ser impresso e entregue junto ao pedido de reembolso:https://maps.google.com

    A [nome da empresa] não se responsabilizará por danos ou multas ocorridas com o veículo durante sua utilização. Custos de pedágio e estacionamento também serão reembolsados por meio de comprovante da despesa.

  3. Outros transportes

    Caso o profissional precise de outros meios de transporte para fins de trabalho,poderá fazê-lo desde que seu superior esteja ciente.

    Serão consideradas despesas de condução: ônibus, barcas, balsas, catamarãs etc. Estão dispensados de notas fiscais os reembolsos de passagens de ônibus.

    Neste caso, o profissional deverá descrever o trajeto e os custos unitários de passagens utilizadas.

3. Telefonia Móvel Pessoal

Para os profissionais não elegíveis ao Plano Corporativo, a [nome da empresa] fará reembolso de todos os minutos consumidos em função do trabalho.

Para isso, é necessário identificar, na conta telefônica, todas as ligações realizadas, somar os valores devidos e solicitar reembolso.

EXEMPLOS DE VALORES NÃO REEMBOLSÁVEIS

  • Aquisição de objetos de uso pessoal (presentes, roupas e outros);
  • Despesas com cuidados estéticos e de uso e higiene pessoal (perfumes, aparelhos de barbear, cremes e outros);
  • Despesas com bebidas alcoólicas;
  • Multas de trânsito;
  • Lavagem de veículos;
  • Reparos em veículos;
  • Despesas com lavanderia serão reembolsadas nos casos em que a estadia ultrapasse 15 dias de hospedagem, mediante aprovação por e-mail do Gestor;
  • Recarga de Celular;
  • Recarga de Bilhete Único;
  • Compra de aparelhos eletrônicos (celular, tablet, notebook);